Aviso de privacidad y tratamiento de datos
Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015 · sin fecha de vigencia fijada
Quién responde por estos datos
Responsable del tratamiento: Romero Finanzas Corporativas. Es la firma la que decide qué datos se cargan y para qué.
Encargado del tratamiento: quien opera la plataforma — opera y mantiene esta plataforma por cuenta de la firma. No usa los datos para ningún fin propio, no los cede a terceros y los devuelve o elimina cuando termina el contrato.
Para qué se usan
- Administrar los encargos de auditoría, revisoría fiscal y contabilidad de la firma.
- Repartir y controlar el trabajo del equipo, con su soporte de cumplimiento.
- Llevar el rastro de auditoría que exige el acuerdo de confidencialidad: quién hizo qué, cuándo y desde qué dirección IP.
No se usan para publicidad, no se venden ni se comparten con terceros, y no alimentan decisiones automáticas sobre ninguna persona.
Qué datos se guardan
De las personas del equipo: nombre, usuario, correo, teléfono, hora de ingreso y las acciones que realizan en la plataforma. De las empresas cliente: los datos de su expediente, que son información de la firma bajo reserva profesional. No se piden datos sensibles (art. 5): ni salud, ni datos biométricos, ni origen étnico, ni convicciones. Si alguno llegara por un archivo adjunto, no tiene tratamiento propio en la plataforma.
Cuánto tiempo
La bitácora se conserva 60 meses y después se borra sola. Los papeles de trabajo y su evidencia se conservan cinco años, porque así lo exige el artículo 9 de la Ley 43 de 1990 — ese plazo legal manda incluso sobre una solicitud de supresión, y es la única razón por la que un dato puede sobrevivir a un pedido de borrado.
Sus derechos
Conocer, actualizar y rectificar sus datos; pedir prueba de la autorización; ser informado del uso que se les da; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y pedir la supresión cuando no exista un deber legal de conservar (art. 8).
Cómo ejercerlos: escribiendo a la firma. La firma responde en los plazos de ley: diez (10) días hábiles para consultas (prorrogables cinco más) y quince (15) días hábiles para reclamos (prorrogables ocho más), según los artículos 14 y 15 de la Ley 1581.
Al suprimir a una persona, la plataforma borra su nombre, su correo y su teléfono y deja la cuenta como un identificador sin datos personales, para que el rastro de auditoría que la ley obliga a conservar no quede roto ni siga apuntando a alguien identificable.
Dónde viven los datos
En un servidor que administra el encargado, con el disco cifrado y sin exposición a internet abierta. Las copias de seguridad son diarias, viajan cifradas y se conservan 90 días: ese es el plazo máximo en que una supresión llega también a las copias. Una de esas copias se guarda cifrada fuera del país (Alemania), para que un incendio o un robo no se lleve todo junto; Alemania está entre los países con nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio. El sistema envía a quien lo administra un aviso diario de seguridad que puede incluir nombres de usuario y direcciones IP del equipo de la firma —nunca datos de los clientes— por un servicio de mensajería. Un incidente que afecte datos personales se avisa por escrito a la firma el mismo día en que se detecta.